Personal/ Executive Assistant (m/w/d)

Für die persönliche und operative Unterstützung eines international tätigen Musikmanagers suchen wir eine:n aussergewöhnlich strukturierte:n, integre:n und leistungsstarke:n Personal Assistant.

Deine Aufgaben umfassen:

• Executive & Personal Support: Ganzheitliche Unterstützung inkl. Kalendersteuerung, Termin-, Reise- und Ablaufkoordination zur Sicherstellung reibungsloser Tagesprozesse.
• Kommunikation & Schnittstellenmanagement: Professionelle Erstkommunikation, strukturierte E-Mail-Priorisierung (DE/EN) sowie Vor- und Nachbereitung von Meetings inkl. Follow-ups.
• Business & Executive Operations: Operative Unterstützung im Tagesgeschäft, aktives Prioritäten- und Entscheidungsmitdenken, Strukturierung komplexer Themen und kontinuierliche Prozessoptimierung.
• Organisation & Struktur: Aufbau und Pflege klarer digitaler Strukturen, transparente Dokumentation sowie verlässliches Tracking von Aufgaben und Deadlines.

• Eine hochvertrauensvolle Schlüsselposition mit direkter Anbindung an die Geschäftsführung, tiefen Einblicken ins internationale Musikmanagement sowie Beteiligung an operativen und strategischen Entscheidungen.
• Ein professionelles, anspruchsvolles und zugleich menschliches Arbeitsumfeld mit hohem Gestaltungsspielraum, Eigenverantwortung und langfristiger Entwicklungsperspektive.
• Ein hybrides Arbeitsmodell mit hoher Flexibilität bei gleichzeitig klaren Strukturen und verlässlichen Prozessen.

• Höchste Integrität, Loyalität und Diskretion sowie ein ausgeprägtes Verantwortungsbewusstsein im Umgang mit sensiblen Informationen.
• Eine strukturierte, ruhige und lösungsorientierte Arbeitsweise mit der Fähigkeit, eigenständig zu denken und Prioritäten sicher zu setzen.
• Mehrjährige Erfahrung als Personal / Executive Assistant oder in einer vergleichbaren vertrauensbasierten Position sowie sehr starke organisatorische und administrative Fähigkeiten.
• Verhandlungssichere Deutsch- und Englischkenntnisse (C1 oder höher), hohe Auffassungsgabe und ausgeprägte Lernfähigkeit.
• Sehr hohe digitale Affinität inkl. sicherem Umgang mit Kalender-, Kommunikations- und Organisationstools sowie routinierter Nutzung von LLMs (z. B. ChatGPT) im Arbeitsalltag.
• Verständnis moderner, effizienter Arbeitsprozesse; Erfahrung mit Automatisierungs- und Workflow-Systemen (z. B. n8n) von Vorteil sowie Wohnsitz in oder im näheren Umfeld von Zürich.